Chapter 10 · Office software
MS Word — वर्ड प्रोसेसर
MS WordWord Processor = लिखने, सुधारने, सजाने और छापने का सॉफ़्टवेयर। MS Word (Microsoft Office का भाग) सबसे प्रसिद्ध है — पत्र, आवेदन, नोट्स, प्रश्नपत्र। दूसरे: Google DocsLibreOffice WriterWordPad; Notepad केवल सादा टेक्स्ट (Text Editor)।
रिबन के टैब — कौन-सा काम कहाँ? 🎯 (Ribbon — Office 2007 से)
| टैब | मुख्य औज़ार |
|---|---|
| File (2007 में Office Button) | (Backstage View) New, Open, Save, Save As, Print, Share, Export (PDF), Close, Options |
| Home | Clipboard (Cut, Copy, Paste, Format Painter), Font, Paragraph, Styles, Editing (Find, Replace) |
| Insert | Cover Page, Blank Page, Page Break, Table, Pictures, Shapes, SmartArt, Chart, Header / Footer, Page Number, Text Box, WordArt, Symbol, Equation, Hyperlink |
| Design | Themes, Watermark, Page Color, Page Borders |
| Layout (पहले Page Layout) | Margins, Orientation, Size, Columns, Breaks, Line Numbers, Indent, Spacing |
| References | Table of Contents, Footnote / Endnote, Citations, Caption, Index |
| Mailings | Mail Merge, Envelopes, Labels |
| Review | Spelling & Grammar, Thesaurus, Word Count, Comments, Track Changes, Protect |
| View | Read Mode, Print Layout (डिफ़ॉल्ट), Web Layout, Outline, Draft; Ruler, Gridlines, Zoom, Macros |
| Help | सहायता; ऊपर Tell Me / Search बॉक्स (Alt+Q) — "क्या करना है" लिखकर औज़ार ढूँढो |
एक्सटेंशन: .docx (Word 2007 से; पुराना .doc), टेम्पलेट .dotx (पुराना .dot), मैक्रो वाला .docm; Save As से .pdf, .rtf, .txt भी। नई फ़ाइल का डिफ़ॉल्ट नाम = Document1।
"MS Word किस प्रकार का सॉफ़्टवेयर?" → Word Processor · "Word का एक्सटेंशन?" → .docx · "Watermark किस टैब में?" → Design · "Mail Merge किस टैब में?" → Mailings · "Margin किस टैब में?" → Layout · "Word Count?" → Review · "Header-Footer?" → Insert · "Word का डिफ़ॉल्ट व्यू?" → Print Layout
फ़ॉर्मेटिंग, टेबल और मेल मर्ज MS Word
| फ़ॉर्मेटिंग | क्या-क्या बदलते हैं |
|---|---|
| अक्षर (Font) | फ़ॉन्ट, आकार (Size), Bold, Italic, Underline, |
| पैराग्राफ़ | Alignment — Left, Center, Right, Justify (दोनों किनारे बराबर); Line Spacing (1, 1.5, 2); Indent; Bullets (•) और Numbering (1, 2, 3) |
| पेज | Margin (किनारे की खाली जगह), Orientation — Portrait (खड़ा) / Landscape (आड़ा), Size (A4, Letter, Legal), Columns (अख़बार जैसे कॉलम) |
| Header / Footer | हर पेज के ऊपर / नीचे दोहराया जाने वाला भाग — स्कूल का नाम, पेज नंबर |
| Format Painter 🖌️ | एक जगह की फ़ॉर्मेटिंग कॉपी करके दूसरे पाठ पर लगाना (Home टैब) |
डिफ़ॉल्ट: फ़ॉन्ट Calibri, 11 (Word 2007 से; उससे पहले Times New Roman 12; Microsoft 365 में अब Aptos)। डिफ़ॉल्ट Margin = 1 इंच (2.54 cm) हर ओर। फ़ॉन्ट का अधिकतम आकार = 1638 पॉइंट; Zoom 10% से 500%।
लहरदार रेखाएँ: लाल लहरदार = वर्तनी (Spelling) की गलती; नीली दोहरी = व्याकरण (Grammar) (पुराने Word में हरी)। जाँच: F7।
टेबल (Table) — Insert → Table
| Row / Column जोड़ना | Table Tools → Layout टैब → Insert Above / Below / Left / Right; आख़िरी खाने में Tab = नई पंक्ति |
| Merge Cells | कई खानों को मिलाकर एक बनाना (जैसे शीर्षक) · Split Cells = एक खाने को कई में बाँटना; Borders / Shading से रेखाएँ, रंग; Formula =SUM(ABOVE) से जोड़ |
मेल मर्ज (Mail Merge) — एक पत्र, कई नाम ✉️
«नाम», «कक्षा» = Merge Fields — इनकी जगह सूची से हर व्यक्ति का नाम अपने-आप आता है। उदाहरण: 40 अभिभावकों को PTM सूचना, प्रमाणपत्र, Labels।
और उपयोगी औज़ार: Drop Cap (पैराग्राफ़ का पहला बड़ा अक्षर — Insert) · Watermark ("नमूना", "गोपनीय" — Design) · Footnote (पेज के नीचे टिप्पणी — References) · Track Changes (किसने क्या बदला — Review)।
"दोनों किनारे बराबर करने वाला Alignment?" → Justify · "आड़ा पेज?" → Landscape · "Word का डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट (2007 से)?" → Calibri · "लाल लहरदार रेखा?" → वर्तनी की गलती · "फ़ॉर्मेटिंग कॉपी करने का औज़ार?" → Format Painter · "कई खानों को मिलाना?" → Merge Cells · "एक पत्र कई लोगों को अलग नाम से?" → Mail Merge
Word शॉर्टकट और प्रश्नपत्र MS Word
| कुंजी | काम | कुंजी | काम |
|---|---|---|---|
| Ctrl+B | Bold (मोटा) | Ctrl+E | बीच में (Center) |
| Ctrl+I | Italic (तिरछा) | Ctrl+L / R | बाएँ / दाएँ (Align) |
| Ctrl+U | Underline | Ctrl+J | Justify |
| Ctrl+F | Find (खोजो) | Ctrl+H | Replace (खोजकर बदलो) |
| Ctrl+Home | दस्तावेज़ की शुरुआत पर | Ctrl+End | दस्तावेज़ के अंत पर |
| Ctrl+G / F5 | Go To (किसी पेज पर जाओ) | Ctrl+Enter | नया पेज (Page Break) |
| Ctrl+] / Ctrl+[ | फ़ॉन्ट 1 पॉइंट बड़ा / छोटा | Ctrl+D | Font डायलॉग बॉक्स |
| Ctrl+= | Subscript (H₂O) | Ctrl+Shift+= | Superscript (x²) |
| Shift+F3 | Change Case (abc ↔ ABC) | Ctrl+K | Hyperlink |
| Ctrl+1 / 2 / 5 | Line spacing 1 / 2 / 1.5 | Ctrl+M | Indent बढ़ाओ |
| F7 | Spelling & Grammar | Shift+F7 | Thesaurus (समानार्थी शब्द) |
| F12 | Save As | F4 | पिछला काम दोहराओ |
Bold · Italic · Underline — अक्षर से ही। E = cEnter, J = Justify, L = Left, R = Right। Ctrl+F = केवल खोजो, Ctrl+H = खोजकर बदलो (Replace)। Home / End अकेले = लाइन; Ctrl+Home / End = पूरा दस्तावेज़।
प्रश्नपत्र बनाना — चरण 📝
| 1 | Layout → Size A4, Margins Narrow / Normal |
| 2 | Insert → Header में विद्यालय का नाम, परीक्षा, कक्षा; Page Number नीचे |
| 3 | नाम, विषय, पूर्णांक, समय के लिए छोटी Table |
| 4 | प्रश्नों पर Numbering (1, 2, 3), विकल्पों पर (क) (ख) |
| 5 | अंक दाईं ओर — Right Tab या Table; F7 से जाँच |
| 6 | Save (.docx) + PDF में Export, फिर Print |
हिंदी प्रश्नपत्र: Unicode फ़ॉन्ट (Mangal, Nirmala UI, Kokila) लें, ताकि दूसरे कंप्यूटर पर भी सही खुले। गणित के लिए Insert → Equation / Symbol।
प्रार्थना-पत्र: "सेवा में" बाईं ओर, विषय Bold, मुख्य भाग Justify, अंत में "भवदीय" और नाम दाईं ओर; 1.15–1.5 Line spacing।
"Ctrl+B?" → Bold · "Replace की कुंजी?" → Ctrl+H · "दस्तावेज़ की शुरुआत पर जाना?" → Ctrl+Home · "अंत पर?" → Ctrl+End · "Center Align?" → Ctrl+E · "Justify?" → Ctrl+J · "Page Break?" → Ctrl+Enter · "Superscript?" → Ctrl+Shift+= · "Thesaurus?" → Shift+F7
टेबल, मेल मर्ज, ब्रेक और टैब MS Word
Watermark और Page Border → Design (Word 2007 / 2010 में Page Layout में) · Margin, Columns, Breaks → Layout · Mail Merge → Mailings · Spelling, Word Count → Review · Header / Footer, Table → Insert।
टेबल बनाना और सजाना
| टेबल डालने के तरीके | Insert → Table: (1) ग्रिड पर माउस खींचो (अधिकतम 10 × 8) (2) Insert Table डायलॉग — Rows, Columns लिखो (3) Draw Table — पेन से बनाओ (4) Convert Text to Table |
| Table Tools | टेबल पर क्लिक करते ही दो नए (Contextual) टैब: Table Design (Styles, Shading, Borders) और Layout (Insert / Delete Row-Column-Table, Merge / Split, AutoFit, Alignment, Formula) |
| AutoFit · Repeat Header Rows | AutoFit = पाठ / खिड़की के अनुसार कॉलम की चौड़ाई; Repeat Header Rows = टेबल अगले पेज पर जाए तो शीर्षक पंक्ति हर पेज पर दोहराए |
मेल मर्ज के चरण (Mailings टैब)
| 1. Start Mail Merge | 2. Select Recipients | 3. Insert Merge Field | 4. Preview Results | 5. Finish & Merge |
|---|---|---|---|---|
| प्रकार चुनो | सूची चुनो / बनाओ | «नाम» «कक्षा» डालो | हर नाम पर जाँच | छापो / ई-मेल / अलग फ़ाइल |
✉️ Mail Merge के प्रकारLetters, E-mail Messages, Envelopes (लिफ़ाफ़े), Labels (पते की पर्चियाँ), Directory (एक ही पेज पर सूची)। Step-by-Step Wizard भी है।
📊 Data Source (सूची कहाँ से)Excel शीट, Access डेटाबेस, Outlook Contacts, Word की टेबल, या Type a New List।
ब्रेक और टैब स्टॉप
| Page Break | बाकी पाठ अगले पेज पर (Ctrl+Enter) — फ़ॉर्मेटिंग वही रहती है |
| Section Break | दस्तावेज़ को हिस्सों में बाँटना — हर हिस्से की अलग फ़ॉर्मेटिंग (एक पेज Landscape, अलग Header, अलग कॉलम); प्रकार: Next Page, Continuous, Even / Odd Page (Layout → Breaks) |
| Tab Stop | Tab दबाने पर कर्सर कहाँ रुके — Ruler पर लगाते हैं; प्रकार: Left, Center, Right, Decimal (दशमलव एक सीध में), Bar; डिफ़ॉल्ट हर 0.5 इंच। प्रश्नपत्र में अंक दाईं ओर = Right Tab |
"टेबल पर क्लिक करने पर कौन-से टैब?" → Table Design, Layout · "हर पेज पर शीर्षक पंक्ति?" → Repeat Header Rows · "मेल मर्ज का पहला चरण?" → Start Mail Merge · "पते की पर्चियाँ?" → Labels · "एक पेज Landscape, बाकी Portrait?" → Section Break · "दशमलव एक सीध में?" → Decimal Tab · "AutoRecover डिफ़ॉल्ट?" → 10 मिनट
और शॉर्टकट, चुनाव और पत्र का ढाँचा MS Word
Word की और शॉर्टकट (Ctrl+C / X / V — अध्याय 8 में भी)
| Ctrl+N / O | नया / खोलो | Ctrl+S / P / W | Save / Print (Preview सहित) / बंद |
| Ctrl+A | पूरा दस्तावेज़ चुनो | Ctrl+Z / Y | Undo / Redo |
| Ctrl+Shift+C / V | फ़ॉर्मेटिंग कॉपी / पेस्ट | Ctrl+Shift+A | सभी अक्षर CAPITAL |
| Ctrl+Shift+> / < | फ़ॉन्ट अगले / पिछले आकार पर | Shift+Enter | नई लाइन (नया पैराग्राफ़ नहीं) |
| Ctrl+Shift+Enter | Column Break | Ctrl+Backspace / Del | बायाँ / दायाँ पूरा शब्द मिटाओ |
| Ctrl+Shift+→ | शब्द-दर-शब्द चुनो | F8 · F9 | चुनाव बढ़ाओ · Field अपडेट (F1 = Help) |
| Alt+= | नया Equation | Alt+F4 | Word बंद |
एक कुंजी, अलग प्रोग्राम में अलग काम ⚠️
| कुंजी | Word | Excel | PowerPoint |
|---|---|---|---|
| Ctrl+D | Font डायलॉग | Fill Down | Duplicate (स्लाइड / चीज़ की नकल) |
| Ctrl+H | Replace | Replace | Replace; Slide Show में = पॉइंटर छिपाओ |
| Ctrl+M | Indent बढ़ाओ | — | नई स्लाइड |
| Ctrl+E | Center | Flash Fill | Center |
| Ctrl+R | Right Align | Fill Right | Right Align |
| F5 | Go To | Go To | Slide Show शुरू |
| Ctrl+K · F7 | तीनों में एक जैसा — Ctrl+K = Hyperlink, F7 = Spelling | ||
🖱️ माउस से चुनना: Double Click = एक शब्द · Triple Click = पूरा पैराग्राफ़ · Ctrl + Click = पूरा वाक्य · Shift + Click = कर्सर से वहाँ तक सब।
औपचारिक पत्र का ढाँचा: (1) प्रेषक का पता (2) दिनांक (3) "सेवा में" + पाने वाले का पद, पता (4) विषय (Bold) (5) संबोधन — महोदय / महोदया (6) मुख्य भाग (Justify) (7) समापन — "भवदीय / भवदीया", हस्ताक्षर, नाम।
डिफ़ॉल्ट पेपर: Letter (8.5 × 11 इंच, US डिफ़ॉल्ट); भारत में प्रायः A4। AutoRecover = हर 10 मिनट में बचाव कॉपी (डिफ़ॉल्ट)। आगे का अक्षर मिटने लगे = Overtype चालू — Insert से वापस (Word में Options से चालू होता है)।
"Excel में Ctrl+D?" → Fill Down · "PowerPoint में Ctrl+D?" → Duplicate · "Word में Ctrl+D?" → Font डायलॉग · "PowerPoint में Ctrl+M?" → नई स्लाइड · "पैराग्राफ़ बदले बिना नई लाइन?" → Shift+Enter · "फ़ॉर्मेटिंग कॉपी?" → Ctrl+Shift+C · "Word में पूरा वाक्य चुनना?" → Ctrl + Click