Chapter 11 · Office software
MS Excel — स्प्रेडशीट
MS ExcelSpreadsheet = खानों (Cells) वाली बड़ी तालिका, जिसमें अंक लिखकर हिसाब, फ़ॉर्मूले और चार्ट बनाते हैं — अंक-तालिका, उपस्थिति, फ़ीस का हिसाब। MS Excel (Microsoft Office) सबसे प्रसिद्ध; दूसरे: Google SheetsLibreOffice Calc; पुराने Lotus 1-2-3।
Column (स्तंभ)ऊपर से नीचे — नाम अक्षरों में: A, B … Z, AA, AB …
Row (पंक्ति)बाएँ से दाएँ — नाम संख्याओं में: 1, 2, 3 …
Cell (खाना)Column + Row का मिलन; पता (Address) = पहले अक्षर, फिर संख्या → D2
| Range | खानों का समूह — B2:C3 (B2 से C3 तक 4 खाने); : = "से … तक" |
| Active Cell | अभी चुना हुआ खाना (मोटी रेखा); उसका पता Name Box में दिखता है |
| Cell Reference | Relative A1 (कॉपी करने पर बदले) · Absolute $A$1 (न बदले) · Mixed $A1 / A$1 — F4 से बदलो |
Excel 2007 से: 10,48,576 Rows × 16,384 Columns; आख़िरी Column = XFD। पहले (Excel 2003): 65,536 × 256 (आख़िरी IV)। नई Workbook में 1 Sheet (Excel 2013 से; पहले 3); डिफ़ॉल्ट नाम Book1।
एक्सटेंशन: .xlsx (पुराना .xls), मैक्रो वाली .xlsm, सादी तालिका .csv। पहली स्प्रेडशीट = VisiCalc (1979, डैन ब्रिकलिन और बॉब फ़्रैंकस्टन)।
"Excel किस प्रकार का सॉफ़्टवेयर?" → Spreadsheet · "Excel फ़ाइल को कहते हैं?" → Workbook · "Column का नाम किसमें?" → अक्षर · "Row?" → संख्या · "आख़िरी Column?" → XFD · "Rows की संख्या?" → 10,48,576 · "Absolute reference?" → $A$1 · "पहली स्प्रेडशीट?" → VisiCalc
फ़ॉर्मूला और फ़ंक्शन MS Excel
हर फ़ॉर्मूला = (बराबर) से शुरू · चिह्न: + जोड़, − घटाना, * गुणा, / भाग, ^ घात, % प्रतिशत
क्रम (BODMAS जैसा): ( ) → ^ → * / → + −; बराबर स्तर पर बाएँ से दाएँ
=2+3*4 → 14 · =(2+3)*4 → 20 · =2^3 → 8 · =10/2*5 → 25
क्रम (BODMAS जैसा): ( ) → ^ → * / → + −; बराबर स्तर पर बाएँ से दाएँ
=2+3*4 → 14 · =(2+3)*4 → 20 · =2^3 → 8 · =10/2*5 → 25
| फ़ंक्शन | काम | उदाहरण (ऊपर की तालिका से) |
|---|---|---|
| =SUM( ) | जोड़ | =SUM(B2:C2) → 163 |
| =AVERAGE( ) | औसत | =AVERAGE(B2:B3) → (78 + 66) ÷ 2 = 72 |
| =MAX( ) / =MIN( ) | सबसे बड़ा / सबसे छोटा | =MAX(C2:C3) → 91 · =MIN(B2:B3) → 66 |
| =COUNT( ) | संख्या वाले खाने गिनो | =COUNT(B2:C3) → 4 |
| =COUNTA( ) | भरे हुए (ख़ाली नहीं) खाने गिनो | =COUNTA(A2:A3) → 2 (नाम भी गिने) |
| =COUNTIF( ) | शर्त वाले खाने गिनो | =COUNTIF(B2:C3,">80") → 2 (85, 91) |
| =SUMIF( ) | शर्त वाले खानों का जोड़ | =SUMIF(B2:B3,">70") → 78 |
| =IF( ) | शर्त सही → पहला उत्तर, गलत → दूसरा | =IF(D2>=150,"A","B") → A |
| =ROUND( ) | दशमलव घटाना | =ROUND(81.456,1) → 81.5 |
| =TODAY( ) / =NOW( ) | आज की तारीख / तारीख + समय | हर दिन अपने-आप बदलता है |
प्रश्न: रीना (163 अंक, पूर्णांक 200) का प्रतिशत?
E2 में =D2/200*100 → 163 ÷ 200 × 100 = 81.5
F2 में =IF(E2>=33,"पास","फ़ेल") → पास
E2 में =D2/200*100 → 163 ÷ 200 × 100 = 81.5
F2 में =IF(E2>=33,"पास","फ़ेल") → पास
प्रश्न: =B2*$F$1 को नीचे B3 वाली पंक्ति में कॉपी किया। नया फ़ॉर्मूला?
Relative B2 → B3 बदला, Absolute $F$1 वही → =B3*$F$1
Relative B2 → B3 बदला, Absolute $F$1 वही → =B3*$F$1
गलती के संदेश (Error Values)
| #DIV/0! | 0 से भाग | #NAME? | फ़ंक्शन का गलत नाम (=SUMM) |
| #VALUE! | गलत प्रकार — अक्षर से गणित | #REF! | जिस खाने का हवाला था, वह मिट गया |
| #N/A | मान उपलब्ध नहीं (खोज में नहीं मिला) | ##### | Column बहुत पतला — चौड़ा करो |
"Excel में फ़ॉर्मूला किस चिह्न से शुरू?" → = · "=2+3*4 = ?" → 14 · "औसत का फ़ंक्शन?" → AVERAGE · "केवल संख्या वाले खाने गिनना?" → COUNT · "भरे खाने गिनना?" → COUNTA · "शर्त के अनुसार उत्तर?" → IF · "0 से भाग का संदेश?" → #DIV/0! · "##### क्यों दिखता है?" → Column पतला है
चार्ट, सॉर्ट, फ़िल्टर और अंक-तालिका MS Excel
चार्ट (Insert टैब) 📊
| Column | खड़े डंडे — तुलना (Excel का डिफ़ॉल्ट चार्ट) | Bar | आड़े डंडे — तुलना |
| Line | समय के साथ बदलाव / रुझान (महीने-वार उपस्थिति) | Pie | पूरे का हिस्सा — केवल एक शृंखला |
| Scatter (XY) | दो मानों का संबंध | Area | Line के नीचे भरा रंग |
चार्ट के भाग: Chart Title, Axis (X-क्षैतिज, Y-ऊर्ध्वाधर), Legend (कौन-सा रंग किसका), Data Labels। F11 = नई Sheet पर चार्ट, Alt+F1 = उसी Sheet पर चार्ट।
↕️ Sort (क्रम से लगाना)Data टैब → A→Z / Z→A, छोटा→बड़ा (Ascending) / बड़ा→छोटा (Descending); कई स्तर (Custom Sort) — पहले कक्षा, फिर नाम।
🔽 Filter (छानना)Data → Filter (Ctrl+Shift+L) — हेडर पर तीर; केवल शर्त वाली पंक्तियाँ दिखती हैं, बाकी छिपती हैं, मिटती नहीं।
| Fill Handle | चुने खाने के कोने का छोटा वर्ग — खींचो तो फ़ॉर्मूला कॉपी या शृंखला (1, 2, 3 · Jan, Feb · Mon, Tue) अपने-आप |
| Conditional Formatting | शर्त पर रंग — 33 से कम अंक लाल (Home टैब) |
| Freeze Panes | नीचे स्क्रॉल करने पर भी हेडर पंक्ति दिखती रहे (View टैब); Merge & Center = कई खाने मिलाकर शीर्षक बीच में |
Excel की शॉर्टकट कुंजियाँ
| F2 | खाने को Edit करो | Alt+= | AutoSum (Σ) |
| Ctrl+; | आज की तारीख | Ctrl+Shift+; | अभी का समय |
| Ctrl+Home | A1 पर जाओ | Ctrl+End | डेटा का आख़िरी खाना |
| Ctrl+1 | Format Cells | Alt+Enter | खाने के अंदर नई लाइन |
| Ctrl+Space | पूरा Column चुनो | Shift+Space | पूरी Row चुनो |
| Shift+F11 | नई Worksheet | Ctrl+PgDn / PgUp | अगली / पिछली Sheet |
| Ctrl+D | ऊपर वाला नीचे भरो (Fill Down) | F4 | $ (Absolute) लगाना-हटाना |
अंक-तालिका: A में नाम, B–F में विषय, G में =SUM(B2:F2) (5 विषय × 100 = 500 पूर्णांक), H में =G2/500*100, I में =IF(H2>=33,"पास","फ़ेल"), J में ग्रेड =IF(H2>=75,"A",IF(H2>=60,"B","C")), फिर Fill Handle से नीचे खींचो; Sort से मेरिट सूची। उपस्थिति: हर दिन के Column में P / A; कुल उपस्थिति =COUNTIF(C2:AF2,"P") (30 दिन)।
"Pie चार्ट किसके लिए?" → पूरे का हिस्सा · "समय के साथ रुझान?" → Line · "नई Sheet पर चार्ट?" → F11 · "AutoSum?" → Alt+= · "आज की तारीख?" → Ctrl+; · "Filter की कुंजी?" → Ctrl+Shift+L · "हेडर पंक्ति स्थिर रखना?" → Freeze Panes
Excel के टैब और और फ़ंक्शन MS Excel
रिबन के टैब — कौन-सा काम कहाँ? 🎯
| टैब | मुख्य औज़ार |
|---|---|
| File | New, Open, Save, Print, Export, Options |
| Home | Font, Merge & Center, Wrap Text, Number Format (Currency ₹, %, Date), Conditional Formatting, Insert / Delete Cells, AutoSum, Sort & Filter, Find |
| Insert | PivotTable, Table, Charts, Sparklines, Pictures, Text Box, Header & Footer |
| Page Layout | Margins, Orientation, Size, Print Area, Breaks, Print Titles |
| Formulas | Function Library (Insert Function fx), AutoSum, Show Formulas, Calculation |
| Data | Sort, Filter, Text to Columns, Remove Duplicates, Data Validation (केवल सही मान भरने दो) |
| Review · View | Spelling, Comments, Protect Sheet · Normal / Page Layout / Page Break Preview, Gridlines, Freeze Panes, Zoom |
और फ़ंक्शन — अंक-तालिका और परीक्षा में काम के
| फ़ंक्शन | उदाहरण → परिणाम |
|---|---|
| Nested IF (ग्रेड) | =IF(H2>=75,"A",IF(H2>=60,"B",IF(H2>=33,"C","D"))) → 81.5 पर A |
| AND · OR · NOT | =AND(B2>=33,C2>=33) → TRUE (78, 85 दोनों पास) · OR = कोई एक सही · NOT = उल्टा |
| RANK (मेरिट) | =RANK(G2,$G$2:$G$41) → G2 का स्थान (सबसे बड़ा = 1) |
| VLOOKUP / HLOOKUP | =VLOOKUP("अमन",A2:D3,4,FALSE) → 157 (Vertical: पहले कॉलम में खोजो, 4था कॉलम लाओ); HLOOKUP = Horizontal, पहली पंक्ति में खोजे |
| MEDIAN · MODE · PRODUCT | =MEDIAN(3,7,9) → 7 · =MODE(2,3,3,5) → 3 · =PRODUCT(2,3,4) → 24 |
| AVERAGEIF · COUNTBLANK | =AVERAGEIF(B2:B3,">70") → 78 · COUNTBLANK = ख़ाली खाने गिनो |
| ABS · SQRT · MOD · INT | =ABS(-5) → 5 · =SQRT(81) → 9 · =MOD(17,5) → 2 (शेषफल) · =INT(7.8) → 7 |
| LEN · UPPER · LOWER · PROPER | =LEN("INDIA") → 5 · =PROPER("ram kumar") → Ram Kumar |
| LEFT · RIGHT · MID | =LEFT("Computer",3) → Com · =RIGHT("Computer",2) → er · =MID("Computer",4,3) → put |
| CONCATENATE · & | =A2&" - "&D2 → रीना - 163 (पाठ जोड़ना); CONCATENATE / CONCAT भी यही |
"Conditional Formatting किस टैब में?" → Home · "Freeze Panes?" → View · "Sort / Filter / Data Validation?" → Data · "Print Area?" → Page Layout · "PivotTable?" → Insert · "=MOD(17,5)?" → 2 · "मेरिट सूची का फ़ंक्शन?" → RANK · "कॉलम में खोजकर मान लाना?" → VLOOKUP
Excel के नियम, सीमाएँ और शॉर्टकट MS Excel
सीधे पूछे जाने वाले नियम
| डिफ़ॉल्ट Alignment | पाठ (Text) बाईं ओर, संख्या और तारीख दाईं ओर |
| तुलना चिह्न | = बराबर · < · > · <= · >= · <> बराबर नहीं · & = पाठ जोड़ना |
| Range चिह्न | : (Colon) = से-तक (A1:A5) · , (Comma) = जोड़ / Union (A1:A5,C1:C5) · Space = दोनों का साझा भाग / Intersection |
| सीमाएँ | Sheet का नाम अधिकतम 31 अक्षर · एक खाने में अधिकतम 32,767 अक्षर · डिफ़ॉल्ट Column चौड़ाई 8.43 अक्षर, Row ऊँचाई 15 pt (Calibri 11 वाली डिफ़ॉल्ट फ़ाइल में) |
| Status Bar | खाने चुनते ही नीचे उनका Sum, Average, Count अपने-आप दिखता है |
| Sheet का नाम बदलना | Sheet टैब पर Double Click (या Right Click → Rename) |
| और सुविधाएँ | Paste Special (केवल मान / फ़ॉर्मेट चिपकाओ), AutoFill, Data Validation, PivotTable (बड़े डेटा का सारांश), Print Area |
| #NUM! | गलत संख्या — जैसे =SQRT(-4) | #NULL! | दो Range जिनका कोई साझा भाग नहीं (Space वाला चिह्न) |
Excel की और शॉर्टकट (Ctrl+C / V / Z / S / P — हर जगह जैसे)
| Ctrl+R | बाएँ वाला दाएँ भरो (Fill Right) | F5 / Ctrl+G | Go To |
| Ctrl+Arrow | डेटा के किनारे तक कूदो | Ctrl+Shift+Arrow | किनारे तक चुनो |
| Ctrl+9 / Ctrl+0 | Row / Column छिपाओ | Ctrl+Shift++ / Ctrl+− | खाने जोड़ो / हटाओ |
| Ctrl+Enter | चुने सभी खानों में एक साथ भरो | F9 | फिर से गणना (Recalculate) |
| Ctrl+` | फ़ॉर्मूले दिखाओ / छिपाओ | Ctrl+T | Table बनाओ |
| Ctrl+Shift+% | प्रतिशत फ़ॉर्मेट | Ctrl+Shift+$ | मुद्रा (Currency) फ़ॉर्मेट |
| Ctrl+F / H | Find / Replace | Ctrl+E | Flash Fill (पैटर्न देखकर भरे) |
चार्ट बनाने के चरण 📊
(1) डेटा चुनो (शीर्षक सहित) → (2) Insert टैब → (3) चार्ट का प्रकार चुनो → (4) Chart Title, Legend, Data Labels जोड़ो। Sparklines = एक खाने के अंदर छोटा चार्ट (Insert टैब)।
Pie = केवल एक शृंखला; Doughnut = Pie जैसा छल्ला — हर छल्ला एक शृंखला; Combo = दो प्रकार एक साथ (Column + Line)।
"संख्या का डिफ़ॉल्ट Alignment?" → दाएँ · "पाठ का?" → बाएँ · "बराबर नहीं का चिह्न?" → <> · "Sheet नाम की सीमा?" → 31 अक्षर · "खाने के अंदर छोटा चार्ट?" → Sparkline · "Row छिपाने की कुंजी?" → Ctrl+9 · "फ़ॉर्मूले दिखाने की कुंजी?" → Ctrl+` · "=SQRT(-4) का परिणाम?" → #NUM!