Chapter 12 · Office software
MS PowerPoint — प्रेज़ेंटेशन
MS PowerPointPowerPoint से Presentation बनाते हैं — चित्र, शब्द, वीडियो वाली स्लाइड्स (पन्ने), जिन्हें प्रोजेक्टर / स्मार्ट बोर्ड पर दिखाकर पढ़ाया जाता है। 👩🏫 दूसरे: Google SlidesLibreOffice ImpressCanva।
| शब्द | मतलब |
|---|---|
| Slide | Presentation का एक पन्ना; पूरी फ़ाइल = Presentation (डिफ़ॉल्ट नाम Presentation1) |
| Placeholder | स्लाइड पर बिंदीदार डिब्बा — शीर्षक, पाठ, चित्र डालने की तय जगह |
| Layout | स्लाइड पर Placeholders की व्यवस्था — Title Slide (पहली स्लाइड का डिफ़ॉल्ट), Title and Content (नई स्लाइड का), Two Content, Comparison, Section Header, Blank |
| Theme / Design | रंग, फ़ॉन्ट, पृष्ठभूमि का तैयार सेट — Design टैब; Slide Size: 16 : 9 (डिफ़ॉल्ट, PowerPoint 2013 से) या 4 : 3 |
| Slide Master | सभी स्लाइडों का मुख्य नमूना — इसमें बदलो तो हर स्लाइड बदले (जैसे हर स्लाइड पर स्कूल का लोगो) |
| Speaker Notes · Handout | Notes = बोलने वाली बातें; Handout = एक कागज़ पर कई स्लाइडें छापकर बाँटना |
एक्सटेंशन: .pptx (पुराना .ppt) · .ppsx = खोलते ही सीधे Slide Show · .potx = Template। Export: PDF, वीडियो (MP4)।
इतिहास: PowerPoint को रॉबर्ट गैस्किन्स और डेनिस ऑस्टिन (Forethought कंपनी) ने बनाया; 1987 में आया और उसी साल Microsoft ने ख़रीदा।
रिबन के टैब — कौन-सा काम कहाँ?
| Home | New Slide, Layout, Font, Paragraph, Shapes | Transitions | स्लाइड बदलने के प्रभाव |
| Insert | Table, Pictures, Shapes, SmartArt, Chart, Text Box, WordArt, Video, Audio, Hyperlink | Animations | चीज़ों की हरकत, Animation Pane |
| Design | Themes, Slide Size, Format Background | Slide Show | शो चलाना, Rehearse Timings |
| Review | Spelling, Comments | View | Views, Slide Master, Ruler |
"PowerPoint का एक्सटेंशन?" → .pptx · "Presentation का एक पन्ना?" → Slide · "बिंदीदार डिब्बा?" → Placeholder · "हर स्लाइड पर एक साथ बदलाव?" → Slide Master · "पहली स्लाइड का डिफ़ॉल्ट Layout?" → Title Slide · "सीधे Slide Show में खुलने वाली फ़ाइल?" → .ppsx · "डिफ़ॉल्ट Slide Size?" → 16 : 9
व्यू, ट्रांज़िशन और एनिमेशन MS PowerPoint
PowerPoint के व्यू (पहले 5 — View टैब में; Slide Show और Presenter View — Slide Show टैब में)
| व्यू | क्या दिखता है / कब काम आता है |
|---|---|
| Normal (डिफ़ॉल्ट) | बाईं ओर Thumbnails, बीच में स्लाइड, नीचे Notes — बनाने / सुधारने के लिए |
| Outline View | सब स्लाइडों का केवल पाठ (शीर्षक और बिंदु) |
| Slide Sorter | सारी स्लाइडें छोटे रूप में एक साथ — क्रम बदलना, कॉपी, मिटाना |
| Notes Page | स्लाइड + नीचे बोलने वाली बातें, छापने के लिए |
| Reading View | विंडो के अंदर ही Slide Show जैसा देखना |
| Slide Show | पूरी स्क्रीन पर दिखाना — कक्षा में यही |
| Presenter View | प्रोजेक्टर पर बच्चे स्लाइड देखें, शिक्षक के लैपटॉप पर Notes, अगली स्लाइड और समय |
| Master Views | Slide Master, Handout Master, Notes Master |
🔀 Transition (ट्रांज़िशन)एक स्लाइड से दूसरी पर जाने का प्रभाव — Fade, Push, Wipe, Split, Morph। Transitions टैब: Duration, On Mouse Click / After (समय), Apply To All।
✨ Animation (एनिमेशन)स्लाइड के अंदर की चीज़ों (शब्द, चित्र) की हरकत — एक-एक बिंदु क्रम से आए। Animations टैब और Animation Pane।
एनिमेशन के 4 प्रकार 🎬
| प्रकार | रंग (चिह्न) | काम |
|---|---|---|
| Entrance | 🟢 हरा | चीज़ स्लाइड पर आती है — Appear, Fade, Fly In |
| Emphasis | 🟡 पीला | पहले से मौजूद चीज़ पर ध्यान — Pulse, Spin, Grow/Shrink |
| Exit | 🔴 लाल | चीज़ स्लाइड से जाती है — Disappear, Fly Out |
| Motion Path | 〰️ रेखा | चीज़ तय रास्ते पर चलती है — जैसे सूर्य के चारों ओर पृथ्वी |
| Start (कब शुरू) | On Click (क्लिक पर) · With Previous (पिछले के साथ) · After Previous (पिछले के बाद अपने-आप) |
| Trigger | किसी ख़ास चीज़ पर क्लिक से एनिमेशन — क्विज़ में "सही उत्तर" दिखाना |
| Slide Show टैब | From Beginning, From Current Slide, Rehearse Timings, Record Slide Show, Hide Slide (स्लाइड छिपाना) |
Transition = स्लाइड बदलने का दरवाज़ा 🚪 (स्लाइड से स्लाइड); Animation = स्लाइड के अंदर का नाच 💃 (चीज़ों की हरकत)। एनिमेशन रंग: हरा = आओ, पीला = ध्यान दो, लाल = जाओ — ट्रैफ़िक लाइट जैसा 🚦।
"एक स्लाइड से दूसरी पर जाने का प्रभाव?" → Transition · "स्लाइड के अंदर चीज़ों की हरकत?" → Animation · "सारी स्लाइडें छोटे रूप में?" → Slide Sorter · "चीज़ आने वाला एनिमेशन?" → Entrance (हरा) · "तय रास्ते पर चलना?" → Motion Path · "शिक्षक को Notes दिखें, बच्चों को नहीं?" → Presenter View
Slide Show शॉर्टकट और कक्षा में उपयोग MS PowerPoint
स्लाइड शो की शॉर्टकट कुंजियाँ ⌨️
| कुंजी | काम | कुंजी | काम |
|---|---|---|---|
| F5 | शुरू से Slide Show | Shift+F5 | चालू स्लाइड से |
| Alt+F5 | Presenter View | Esc | Slide Show बंद |
| N / → / Space / Enter | अगली स्लाइड / एनिमेशन | P / ← / Backspace | पिछली |
| नंबर + Enter | उस नंबर की स्लाइड पर | Home / End | पहली / आख़िरी स्लाइड |
| B / . | स्क्रीन काली (Black) | W / , | स्क्रीन सफ़ेद (White) |
| Ctrl+P | पेन — स्लाइड पर लिखो | E | लिखा हुआ मिटाओ |
| Ctrl+A | पॉइंटर वापस तीर | Ctrl+H | पॉइंटर छिपाओ |
| बनाते समय (Normal View) | |||
|---|---|---|---|
| Ctrl+M | नई स्लाइड | Ctrl+D | चुनी स्लाइड / चीज़ की Duplicate |
| Ctrl+K | Hyperlink (क्विज़ में दूसरी स्लाइड पर जाना) | Ctrl+Z / S | Undo / Save |
F5 = शुरू से, Shift+F5 = यहीं से · B = Black, W = White · Ctrl+M = नई स्लाइड।
कक्षा-शिक्षण में PowerPoint 🏫
✅ अच्छी स्लाइड के नियम (सामान्य सलाह)एक स्लाइड = एक विचार · 6×6 नियम — 6 से ज़्यादा बिंदु नहीं, हर बिंदु में लगभग 6 शब्द · बड़ा फ़ॉन्ट (पाठ लगभग 24 पॉइंट या बड़ा) · गहरी पृष्ठभूमि पर हल्के अक्षर या उल्टा · शब्द कम, चित्र-आरेख ज़्यादा।
🎯 कक्षा में उपयोगनए पाठ की कहानी / चित्र-कथा · विज्ञान में Motion Path से परिक्रमा · Hyperlink / Trigger से क्विज़ · पाठ का दोहराव · अभिभावक बैठक, विद्यालय की रिपोर्ट · Export → वीडियो बनाकर WhatsApp / DIKSHA जैसी जगह पर साझा।
MS Office — कौन-सा प्रोग्राम किस काम का?
| Word | .docx — Word Processor (पत्र, प्रश्नपत्र) | Excel | .xlsx — Spreadsheet (अंक-तालिका, चार्ट) |
| PowerPoint | .pptx — Presentation (स्लाइड) | Access | .accdb — Database (DBMS) |
| Outlook | ई-मेल और कैलेंडर | OneNote | डिजिटल नोटबुक |
"शुरू से Slide Show?" → F5 · "चालू स्लाइड से?" → Shift+F5 · "Slide Show बंद?" → Esc · "स्क्रीन काली करना?" → B · "नई स्लाइड?" → Ctrl+M · "Presenter View?" → Alt+F5 · "Database का Office प्रोग्राम?" → Access
शो की सेटिंग, प्रिंट और और औज़ार MS PowerPoint
Set Up Slide Show — शो के 3 प्रकार (Slide Show टैब)
| प्रकार | पहचान |
|---|---|
| Presented by a speaker | पूरी स्क्रीन; शिक्षक / वक्ता स्वयं चलाए (डिफ़ॉल्ट) |
| Browsed by an individual | एक विंडो में; देखने वाला खुद आगे-पीछे करे |
| Browsed at a kiosk | पूरी स्क्रीन, अपने-आप बार-बार (Loop) चले, देखने वाला स्लाइड आगे-पीछे नहीं कर सकता (hyperlink / Action Button चलते हैं) — प्रदर्शनी, स्कूल का स्वागत-कक्ष |
| Custom Slide Show | उसी फ़ाइल की चुनी हुई स्लाइडों का अलग शो (कक्षा 4 के लिए कुछ, कक्षा 5 के लिए कुछ) |
प्रिंट करना (File → Print) 🖨️
छापने के रूपFull Page Slides (एक पेज पर एक) · Notes Pages (स्लाइड + Notes) · Outline (केवल पाठ) · Handouts
Handoutsएक कागज़ पर 1, 2, 3, 4, 6 या 9 स्लाइडें — अधिकतम 9; 3 वाले Handout में बगल में नोट लिखने की लाइनें।
एनिमेशन और ट्रांज़िशन की बारीकियाँ
| Duration · Delay | प्रभाव कितनी देर चले · शुरू होने से पहले कितना रुके |
| Animation Painter | एक चीज़ का एनिमेशन कॉपी करके दूसरी पर लगाना (Format Painter जैसा) |
| Advance Slide | Transitions टैब: On Mouse Click (क्लिक पर) या After (तय सेकंड बाद अपने-आप); Sound — स्लाइड बदलते समय आवाज़ |
| Slide Show में | Ctrl+L = Laser Pointer · Ctrl+U = पॉइंटर 15 सेकंड बाद अपने-आप छिपे |
| Insert | Slide Number, Date & Time, Header & Footer, Action Buttons (Shapes में — अगली / पिछली / घर), Hyperlink, Screenshot, Video, Audio, Screen Recording |
| Home | New Slide → Reuse Slides (दूसरी फ़ाइल की स्लाइड लाना) · Section (स्लाइडों को भागों में बाँटना) |
| Draw · Help | Draw टैब — पेन / हाइलाइटर से स्लाइड पर लिखना (टच स्क्रीन पर उपयोगी) · Help टैब — सहायता |
| पुराने एक्सटेंशन | .ppt (प्रेज़ेंटेशन), .pps (शो), .pot (टेम्पलेट) — 2007 से पहले; .pptm = मैक्रो वाली |
एक कुंजी, अलग काम: Ctrl+D / Ctrl+M / Ctrl+H की Word और Excel से तुलना — अध्याय 10 की तालिका देखो।
"अपने-आप बार-बार चलने वाला शो?" → Kiosk · "एक पेज पर अधिकतम कितनी स्लाइडें (Handout)?" → 9 · "नोट की लाइनों वाला Handout?" → 3 स्लाइड वाला · "एनिमेशन कॉपी करने का औज़ार?" → Animation Painter · "Laser Pointer?" → Ctrl+L · "अगली / पिछली स्लाइड वाले बटन?" → Action Buttons · "दूसरी फ़ाइल की स्लाइड लाना?" → Reuse Slides